Legislatíva SR vyžaduje od štátnych inštitúcií a určených druhov spoločností viesť evidenciu spisov a v nich uložených dokumentov, tzv. registratúru, či už ide o dokumenty interné, prijaté do alebo odosielané z organizácie. Požiadavka na zavedenie manažmentu dokumentov v organizáciách navyše vychádza aj z tlaku na  zefektívňovanie procesov v organizáciách. Riešenie automatizovanej správy registratúry Aspreg poskytuje odpoveď na vyššie uvedené legislatívne aj obchodné požiadavky.

Softvérové riešenie Aspreg je certifikované odborom archívnictva MV SR. Systém Aspreg spĺňa požiadavky Zákona č. 395 zo dňa 17.5.2002 o archívoch a registratúrach a doplnení niektorých zákonov a je certifikovaný MV SR pod označením SVS-204-2006/00568. Do kvality riešenia sú navyše premietnuté tri roky skúseností z nasadenia u našich klientov.

Riešenie podporuje nasledovné procesy v správe registratúry:

1. Evidencia prijatej a odosielanej pošty podateľňou
2. Spracovanie registratúrnych záznamov a spisov spracovateľmi
3. Odovzdávanie registratúrnych záznamov a spisov do útvarových registratúr a reg. strediska
4. Vypožičiavanie spisov z útvarových registratúr a reg. strediska
5. Ročná uzávierka registratúrnych denníkov
6. Vyraďovacie konanie
7. Správa registratúrneho plánu, adresára, prístupu používateľov

Riešenie napomáha používateľom poskytnutím nasledovných čŕt:

1. Zefektívnenie práce využitím čiarových kódov
2. Podpora hromadného skenovania dokumentov do podoby elektronických príloh k reg. záznamom
3. Manuálne pripájanie elektronických príloh k reg. záznamom
4. Tvorba registratúrnych záznamov s elektronickými prílohami priamo z MS Word, Excel, Outlook
5. Generovanie podporných protokolov, spisových obalov a výstupných zostáv
6. Prístup používateľov podľa nastaviteľných oprávnení a rolí
7. Podpora pohybu spisov a reg. záznamov medzi spracovateľmi
8. Široké možnosti nastaviteľnosti a personifikovateľnosti tabuľkových prehľadov
9. Široké možnosti vyhľadávania spisov a registratúrnych záznamov
10. Možnosť automatizovanej tvorby dokumentov dopĺňaním dát do šablón
11. Evidencia historických verzií záznamov

Prínosy riešenia:

• Splnenie legislatívnych požiadaviek o správe registratúry
• Zavedenie prehľadu a poriadku do správy písomností v organizácii
• Podpora pre produkčné činnosti založené na spracovaní písomností
• Podpora pre kontrolné, manažérske, riadiace činnosti

Softvérové riešenie Aspreg je intranetové riešenie založené na platforme Microsoft (Windows Server, SQL Server, .NET Framework) s využitím komponentov tretích strán. Podľa potrieb zákazníka sme schopní realizovať dopracovanie špecifických čŕt, integráciu s inými systémami a pod. V súčasnosti pracujeme na plnohodnotnej verzii riešenia pre platformu Microsoft SharePoint.